Si vous avez opté pour un bail sur les dépenses (plutôt qu’un tarif fixe possible pour les loyers meublés ou les colocataires), la loi exige que la disposition soit rationnée annuellement en fonction des dépenses réellement engagées.

Nous allons essayer dans cet article de vous expliquer tous les points importants de cette légalisation des paiements de loyer, parfois appelés liquidation de paiement .

Cet article traite de la légalisation pendant le bail. Pour savoir comment configurer les dépenses lors de la rédaction du contrat de location (montant, réserve ou intérêt fixe), consultez le formulaire de politique de fixation des paiements dans le contrat de location.

Quelles dépenses pouvez-vous facturer à un locataire ?

Tout d’abord, n’oubliez pas que les dépenses que vous pouvez imputer à votre locataire en tant que dépenses sont indexées de manière exhaustive dans la liste des frais de location publiée par décret. Il comprend les principales stations de recharge : ascenseur, eau froide et chaude, entretien des parties communes, réparations mineures de location, etc.

En pratique, cette liste vous sera particulièrement utile pour facturer vos frais de maison. Dans le cas d’une entreprise de construction de maisons, la plupart des frais de location vous seront facturés par l’intermédiaire du fiduciaire pour appeler les frais de la société de maison. Dans le calcul des dépenses annuelles qui vous est envoyé, le syndicat a déjà ventilé la liste juridique des dépenses recouvrables .

Pour calculer les frais récupérables, il vous suffit de reprendre une partie des entreprises de la maison pour les charges dans les états financiers annuels, augmentez éventuellement les frais que vous auriez payés directement (en particulier la taxe sur les déchets ménagers, qui ne peut pas être facturée pour les dépenses de la réserve) et comparez le total réellement engagé sur la réserve qui vous a été versée.

Quand se fait la régularisation de la charge ?

Vous devez régulariser le montant des dépenses dès que possible, de préférence dès que vous obtenez un calcul final du coût des sociétés immobilières, plus simplement au début de l’année de l’année précédente, lorsque vous êtes propriétaire exclusif. La loi exige alors que le locataire soit avisé moins d’un mois avant la légalisation en lui fournissant spécifiquement une déclaration sur la nature des paiements :

Un mois avant cette régularisation, le propriétaire informe le locataire de la nature des paiements de ventilation, ainsi que dans le collectif les bâtiments sur la méthode de répartition des locataires et, le cas échéant, sur les méthodes de notification des coûts de chauffage et de production d’eau chaude sanitaire collective. Pendant six mois à compter de la publication de cette déclaration, les bons seront conservés dans des circonstances normales à la disposition des locataires.

A l’exception du compte général par nature et, le cas échéant, des modalités de distribution, si vous êtes dans un bâtiment commun, il n’est donc pas nécessaire d’envoyer d’autres documents au locataire.

Attention : la soumission des documents est obligatoire au risque d’annuler l’intégralité des paiements, comme en témoigne la jurisprudence contraire.

Le propriétaire n’est pas tenu de fournir tous les documents, en particulier les factures qui donnent droit à des frais de location, tels que des factures. La loi prévoit simplement qu’ils sont mis à la disposition du locataire, qui peut donc devenir pour les consulter, le plus souvent avec le fiduciaire qui les détient dans le cadre de la copropriété.

Comment puis-je régulariser les charges ?

Comment calculer les charges régulées ?

Une fois que vous avez déterminé les frais à facturer au locataire, le calcul est assez simple : le montant à ajuster correspond à la différence entre les paiements réels et les réservations au cours de la période considérée.

Si la différence est positive, le locataire vous doit cette légalisation. Si la différence est , le locataire retourne de l’argent dans cette légalisation.

Le sujet de cette période est toujours sensible, il n’y a pas de règle réelle, mais nous recommandons une régularisation sur des années civiles entières . La TEOM est toujours dans l’année civile, les frais d’entreprise peuvent être dans l’année civile ou deux ans période de chevauchement. Enfin, le locataire peut arriver ou partir en cours d’année, ce qui vous oblige à faire au prorata.

Lettre pour régulariser les paiements et bulletins spéciaux

En plus du paiement et de l’attribution éventuelle des résidents du bâtiment collectif, vous devez envoyer au locataire une lettre ou un e-mail avec un résumé du montant total qu’il a payé pour les réservations, le montant réel, et la différence (positive ou négative), qui modifie la date limite de location suivante. La feuille de calcul est donc logique, car elle vous permet de détailler le calcul. Nous offrons également par le biais de notre gestion en ligne des frais de légalisation complets des modèles de courrier.

Ajustement de la rémunération des dépenses

Une fois la provision accumulée, la question de l’ajustement de la provision se pose. Le propriétaire n’est pas la nécessité d’ajuster la rémunération aux dépenses réelles de l’exercice précédent. Par exemple, la différence entre réel et réservé est faible (moins de 10 %), le propriétaire peut choisir de rester sur l’offre de 130 € et de ne pas la modifier pour 127 €.

La question est particulièrement délicate lorsque les paiements de location comprennent une part importante du chauffage et de l’eau chaude communs : le propriétaire peut être tenté d’ajuster la réservation en cas d’année extraordinaire, même si la moyenne historique de la réservation est plus proche d’une transaction.

Si la différence est importante et qu’elle n’est pas due à une augmentation temporaire du chauffage, il est préférable de modifier les paiements pour les maintenir aux niveaux de dépenses futurs les plus justes. Notre modèle de courrier distribué via la gestion électronique des loyers comprend également un paragraphe qui indique au locataire un nouveau montant de dépenses, qui sert de base au calcul du montant à payer.

Légalisation oubliée : les frais de location non perçus

Disposition de régularisation

La question de la date de début de la prescription n’est pas évidente pour la liquidation des dépenses, la dernière jurisprudence indique que l’on peut considérer qu’il s’agit de la date de livraison du dernier exercice par le fiduciaire, plutôt que de la date à laquelle le locataire paie les réservations.

Au cours de ces trois années, le propriétaire peut obtenir une prise de régularisation. Paiements qu’il aurait oubliés, la loi précise simplement que la légalisation a repris le délai d’un an doit être nivelé mensuellement à la demande du locataire.

Coutume de locataire demandant une légalisation tardive

Le locataire peut également imposer des frais de légalisation au propriétaire dans cette même fenêtre de 3 ans.

Après avoir redémarré le bail par la poste, le locataire peut s’adresser au tribunal de district (éventuellement au bureau de conciliation départemental à l’avance) et demander une légalisation coercitive.

Le propriétaire ne risque pas de dédommager intégralement la réserve pour frais au motif qu’il n’a pas procédé à la légalisation.

Régularisation de départ du locataire : retenue de la garantie

En cas de sortie d’un locataire au cours de l’année, par exemple le 1er juin 2021, ce dernier a versé une indemnité de frais au cours de l’exercice 2021, les dépenses qui ne seront pas connues avant 2022 lorsque les comptes de copropriété seront déclarés. Afin de garantir au propriétaire une éventuelle légalisation en sa faveur, ce dernier est autorisé à retenir jusqu’à 20% de la garantie, en prétendant qu’il ne retournera au locataire qu’une fois le calcul des dépenses connu.

Cette éclipse finira par être libérée de la légalisation en faveur du propriétaire, mais même cela doit être effectué si la légalisation est en faveur du locataire.

De toute évidence, le propriétaire doit maintenir dans son calcul le temps passé par le locataire dans l’appartement par rapport aux dépenses de dépenses.

Avec ce calcul complexe de légalisation, 20 % retiennent un dépôt de garantie qui nécessite une dette envers le locataire longtemps après son départ, tout cela rend difficile la gestion du loyer (surtout en colocation) et peut créer des tensions avec le locataire avec.

Locataire avec des frais impayés

Méfiez-vous de la légalisation des accusations d’abus ?

Qu’il s’agisse de légalisation pendant le bail ou de légalisation après le départ du locataire, le locataire doit payer le loyer et les frais — éventuellement légalisés — au risque de résiliation du bail.

Par conséquent, il est tout à fait possible de poursuivre le locataire pour les frais impayés et de demander une clause résolue s’il n’est pas payé, en gardant à l’esprit le délai de prescription de 3 ans que nous avons mentionné.

Il est également possible de demander un garant aux mêmes conditions qu’un loyer impayé après avoir vérifié que le carnet de dépôt de solidarité signé contenait frais de location.

Comme alternative au garant, nous vous recommandons de souscrire une assurance loyer impayé, qui couvre également les réclamations pour paiement du loyer et toute légalisation de celles-ci.

Poursuite du locataire qui fuit

Dans le cas particulier du locataire qui est parti, la procédure est plus aléatoire car vous avez moins de moyens de pression et la recherche d’un locataire est plus compliquée. Si le montant de la dette est important (supérieur à 1000 €, par exemple, après la légalisation du compteur d’eau), il peut être utile de payer pour que le locataire soit averti puis remis au tribunal.

Cependant, veillez à bien constituer un dossier avant d’entamer une procédure, en justifiant notamment qu’une régularisation importante n’est pas une régularisation abusive ; elle ne doit pas être due à un dysfonctionnement du propriétaire (fuite de conduites d’eau) ou à la disposition pour avoir sous-estimé les frais. Le cas échéant, le propriétaire prend le risque qu’un juge invalide sa demande de légalisation comme trop crue ou injuste, la jugeant trop brute ou injuste.

Enfin, si la dette locative est faible, moins de 1000 £ de déduction pour une éventuelle déduction de dépôt de 20 %, nous ne recommandons pas d’engager une procédure contre un locataire qui a quitté les lieux, les frais de justice et le temps passé peuvent ne pas en valoir la peine.